Las bases de datos en Notion funcionan como tablas inteligentes que combinan lo mejor de una hoja de cálculo con lo flexible de un gestor de contenidos.
1. Estructura básica
- Filas (items o páginas): cada fila de la tabla es en realidad una página completa de Notion. Puedes entrar a ella y añadir texto, imágenes, subtareas, enlaces, etc.
- Columnas (propiedades): son atributos que describen cada item. Ejemplo: texto, número, fecha, etiquetas, checkbox, relación con otra base de datos, fórmulas, etc.
- Bases de datos = colecciones de páginas con propiedades.
2. Vistas
Una misma base de datos puede mostrarse de varias formas sin duplicar información:
- Tabla (como Excel).
- Galería (tarjetas visuales).
- Lista (más simple y ligera).
- Calendario (según fechas).
- Cronología (para gestión de proyectos).
- Board (tipo Kanban, como Trello).
Cada vista puede tener sus propios filtros, agrupaciones y ordenamientos.
3. Propiedades avanzadas
- Relaciones: vinculan una base de datos con otra (ej. Clientes ↔ Proyectos).
- Rollups: permiten traer información de una base de datos relacionada (ej. en la ficha de Cliente ver el total de proyectos asociados).
- Fórmulas: calculan valores dinámicos (ej. sumar horas, restar fechas, concatenar texto).
- Select y multi-select: etiquetas tipo categorías o estados.
4. Ventajas frente a hojas de cálculo
- No son simples tablas: cada fila es una página con contenido infinito.
- Puedes enlazar información entre múltiples bases de datos.
- Se combinan con bloques de texto, imágenes, documentos, etc., todo dentro del mismo entorno.
- Son colaborativas y en tiempo real, como Google Docs + Trello + Excel en uno.
5. Ejemplo práctico
Si gestionas proyectos de triatlón:
- Base de datos "Proyectos" con columnas: Nombre, Fecha, Cliente, Estado, Presupuesto.
- Base de datos "Tareas" relacionada con proyectos, cada tarea tiene responsable, vencimiento y estado.
- Vista en calendario para ver plazos de tareas.
- Rollup en proyectos que muestre automáticamente cuántas tareas están completadas.
👉 En resumen: las bases de datos en Notion son contenedores dinámicos de páginas con propiedades, que puedes ver, filtrar y relacionar de muchas formas.